Projektsteuerungskennzahlen

Zusammenfassung

Kennzahlen unterstützen die Projektsteuerung, indem sie einen schnellen Einblick in die Projektsituation erlauben, ohne erst eine Fülle von einzelnen Daten zeitintensiv auswerten zu müssen. Sorgfältig ausgewählte Kennzahlen werden auch von erfahrenen Projektleitern als wichtige Einflussgröße für den Projekterfolg genannt. Da man nur dann die vorliegenden Abweichungsursachen korrekt beurteilen kann, wenn Leistungs-, Termin- und Kostendaten eines Projekts gemeinsam betrachtet werden, benötigt man Kennzahlen, die alle drei Perspektiven abdecken. Zudem sollte eine Einschätzung des Risikos sowie der Zufriedenheit der Mitarbeiter möglich sein.

Anforderungen an Projektsteuerungskennzahlen

Kennzahlen werden als unverzichtbar für den Projekterfolg angesehen. In einer Studie, in der man 154 Projektverantwortliche nach den Faktoren für den Projekterfolg befragte, wurden Key Performance Indicators, noch vor Leistung und Qualifikation der Mitarbeiter und auch vor den Führungsqualitäten der Projektleiter, als wichtigste Einflussgröße für den Projekterfolg erkannt (Mir/Pinnington 2014, S. 210 f.).

Folgende Fragen helfen, die richtigen Kennzahlen zu finden:

• Können wir Daten verwenden, die schon für andere Zwecke gesammelt werden?

• Können die Kennzahlen schnell zur Verfügung gestellt werden?

• Lassen sich mit den Kennzahlen verschiedene Projekte im eigenen Unternehmen vergleichen? Wäre ein Benchmarking mit Unternehmen derselben Branche möglich?

• Gibt es neben Spätindikatoren (Istkosten, Istdauer) genügend Kennzahlen, die als Frühindikator wirken (Kundenzufriedenheit)?

• Spiegeln die Kenngrößen wichtige Unternehmensziele wider?

• Eignen sich die Kennzahlen zur Steuerung?

• Sind die Kennzahlen allgemein verständlich?

Kennzahlen für die Leistungskontrolle

Im Rahmen der Leistungskontrolle werden der bis zu einem festgelegten Zeitpunkt geplante und der bis dahin tatsächlich erreichte Leistungsfortschritt gegenübergestellt. Man kann unterschiedliche Methoden zur Ermittlung der Kennzahl Leistungsfortschritt einsetzen. Es ist z. B. möglich, die bereits erreichten Meilensteine zu zählen und durch die Gesamtzahl der Meilensteine dividieren. Bei einer anderen Methode wird der tatsächliche Istaufwand (gemessen in Personenstunden) auf den voraussichtlichen Gesamtaufwand bezogen. Den voraussichtlichen Gesamtaufwand ermittelt man, indem der Restaufwand für die noch zu erledigenden Arbeitspakete realistisch geschätzt und dazu der bisher erreichten Istaufwand addiert wird. Zudem verwendet man die sogenannte Cost to Cost-Methode, die unter einem eigenen Stichwort erläutert wird (Fiedler 2013, S. 43 ff.).

Kennzahlen für die Terminkontrolle

Die zentrale Kennzahl der Terminkontrolle ist die voraussichtliche Gesamtdauer (Time at Completion) des Projekts. Stellt man die geplante Dauer gegenüber, so erhält man die Information, ob der Zeitplan einzuhalten ist. Die voraussichtliche Gesamtdauer errechnet sich aus der Istdauer zuzüglich der realistisch geschätzten voraussichtlichen Restdauer (Time to Completion). Time to Completion sollte für jedes Arbeitspaket in regelmäßigen Abständen auf der Grundlage des bisher erreichten Projektstandes geschätzt werden.

Kennzahlen für die Kostenkontrolle

Ein isolierter Vergleich von Plan- und Istkosten wie in Abb. 1 erschwert die aussagekräftige Interpretation von Kostenabweichungen.