Process Mining

Generelle Zusammenfassung zur Verfahrensweise

Process Mining ist ein Verfahren der Datenanalyse mit dem Ziel der Visualisierung und Analyse von Prozessflüssen. Es ist eine Datenanalyse im Sinne der Gewinnung von Informationen aus Daten heraus, nicht jedoch Data Mining im Sinne des unüberwachten maschinellen Lernens. Konkret formuliert, ist Process Mining eine Methode, um Prozesse datenbasiert zu rekonstruieren und zu analysieren. Im Mittelpunkt stehen dabei Zeitstempel (TimeStamps), die auf eine Aktivität (Event) in einem IT-System hinweisen und sich über Vorgangnummern (CaseID) verknüpfen lassen.

Process Mining als Analyseverfahren ist zweiteilig: Als erstes muss über eine Datenabfrage-Sprache (i.d.R. SQL) oder über eine Programmiersprache (z. B. R oder Python) ein Skript (Programmier-Code) entwickelt werden, das auf die Daten eines IT-Systems (meistens Datenbank-Tabellen eines ERP-Systems, manchmal auch LogFiles z. B. von Webservern) zugreift und die darin enthaltenden (und oftmals verteilten) Datenspuren in ein Protokoll (ein sogenanntes EventLog) überführt.

Ist das EventLog erstellt, wird dieses in ein Process Mining Tool geladen, dass das EventLog visuell als Flow-Chart darstellt, Filter- und Analysemöglichkeiten anbietet. Auch Alertings, Dashboards mit Diagrammen oder Implementierungen von Machine Learning Algorithmen (z. B. zur Fraud-Detection) können zum Funktionsumfang dieser Tools gehören. Die angebotenen Tools unterscheiden sich von Anbieter zu Anbieter teilweise erheblich.

Welche Prozesse und IT-Systeme können analysiert werden?

Alle operativen Prozesse können analysiert werden, wenn sie über IT-Systeme erfasst worden sind.

Beispiele für Prozesse, die mit Process Mining analysiert werden:

- Gewährleistungsabwicklung (Handel/Hersteller) - Freigabe- / Genemigungsprozesse (z. B. Kreditgenehmigung bei Banken) - Vertragsänderungen (z. B. Kundenübergabe zwischen Energie- oder Telekommunikationsanbietern) - Einkaufsprozesse - Vertriebsprozesse - Personalgewinnungsprozesse - Fertigungsprozesse - Lager- und Logistik-Prozesse (Materialflüsse)

Entsprechend werden alle IT-Systeme analysiert, u. a. ERP-, CRM-, PLM-, DMS- und ITS-Systeme.

Für den Einstieg in Porcess Mining werden häufig Procure-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse analysiert, auch weil einige Anbieter von Process Mining Tools die nötigen Skripte (ggf. als automatisierte Connectoren) der EventLog-Generierung aus gängigen ERP-Systemen für diese Prozesse bereits mitliefern.

Herausforderungen beim Process Mining

Für Process Mining wird eine hochgradige Erfassung von Prozessaktivitäten und Vorgangsnummern in einer ausreichenden Quantität und Qualität benötigt. Bisher scheiterten diese Vorhaben insbesondere an der häufig mangelhaften Datenverfügbarkeit und Datenqualität in vielen IT-Systemen, vor allem bei mittelständischen Unternehmen. Auch die Eigenständigkeit der Process Mining Tools (Integration in die BI, Anbindung an die IT, Lizenzkosten) und das Fehlen von geschulten Mitarbeiter-Kapazitäten für die Analyse sorgen bei mangelhafter Vorbereitung für Frustration und Zweifel am langfristigen Erfolg.

Als Methode schwächelt Process Mining bei der Aufdeckung von Möglichkeiten der Reduzierung von Prozesskosten. Es mag hier einige gute Beispiele für die Prozesskostenreduzierung geben, jedoch haben insbesondere Mittelständische Unternehmen Schwierigkeiten darin, mit Process Mining direkt Kosten zu senken. Dieser Aspekt lässt insbesondere kostenfokussierte Unternehmer an Process Mining zweifeln, insbesondere wenn die Durchführung der Analyse mit hohen Lizenz- und Berater-Kosten verbunden ist.