Prozessmodell

Zusammenfassung

Prozessmodelle bilden Geschäftsprozesse zweckorientiert und vereinfachend ab. Ziel von Prozessmodellen ist die Dokumentation, Analyse, Gestaltung und Kommunikation von Geschäftsprozessen. Prozessmodelle können in Soll-, Ist- und Referenzprozessmodelle unterschieden werden und liefern die Grundlage für die Anwendungssystem- und Organisationsgestaltung.

Begriffliche Grundlagen und Aufbau von Prozessmodellen

Die Verringerung der Komplexität von Systemen stellt die zentrale Aufgabe von Modelle dar. Nach der weitverbreiteten Modelltheorie von STACHOWIAK besteht ein Modell aus drei Merkmalen. Demnach hat ein Modell die Aufgabe ein komplexes System repräsentativ abzubilden, die einfließenden Informationen zu selektieren und den Grundgedanken des Pragmatismus zu beinhalten. Der Allgemeine Modellbegriff legt den Grundatein für das Verständinss von Prozessmodellen.

Ein Prozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten, um von Kunden erwartete spezifische Leistungen zu erzeugen. Nach dieser Definition hat ein Prozess einen definierten Start und ein definiertes Ende. Ein Prozess verfolgt ein oder mehrere Ziele und es existieren messbare Inputs und messbare Outputs, die sowohl materieller (z.B. Material oder Energie) als auch immaterieller (z.B. Informationen) Art sein können. Die Generierung der Outputs erfolgt durch den Einsatz von Ressourcen eingesetzt (z.B. Arbeitszeit etc.).

Ein auf den betriebswirtschaftlichen Kontext bezogener Prozess wird als Geschäftsprozess definiert, wenn dieser grundlegende Geschäftsfelder eines Unternehmens abbildet und zur Erfüllung ihrer Ziele beiträgt. Geschäftsprozesse besitzen eine horizontale und eine vertikale Struktur. Die horizontale Dimension hebt einzelne Prozesse aus der Kette von Prozessen hervor, determiniert dessen Schnittstellen und damit ein gesamtes Prozesssystem. Eine Prozessarchitektur entsteht durch die vertikale Aufspaltung der Geschäftsprozesse. Die Geschäftsprozesse bestehen aus mehreren Haupt- und darunter liegenden Teilprozessen. Ein Hauptprozess ist in der Regel funktionsübergreifend und besteht aus mehreren Teilprozessen. Die Teilprozesse bestehen aus einer Kette homogener Aktivitäten in die sie wiederum über Dekomposition zerlegt werden können.

Die Aufgabe und Struktur von Geschäftsprozessen lehnt sich an die zuvor dargestellten allgemeinen Modelle an und spezifiziert diese für den Kontext der Unternehmen. Hierbe wird eine zeitlich-sachlogische Abfolge verschiedener Funktionen im Unternehmen dargestellt. Die Prozessmodelle stellen daher den funktionalen Aufbau eines Unternehmens dar. Da es sich bei Prozessmodellen um eine spezielle Form von Modellen handelt dienen sie der Dokumentation, Analyse und Gestaltung sowie zur Unterstützung der Kommunikation über Geschäftsprozesse. Die Eigenschaften von Prozessmodellen werden nachfolgend vorgestellt.

- Abbildungsmerkmal: Prozessstruktur einer Organisation werden in der Regel grafisch dargestellt in Form von Symbolen

- Verkürzungsmerkmal: je nach Verwendungszweck beinhaltet eine Modell nur die Notwendigen Elemente um die Komplexität zu reduzieren, was dem erwähnten Zweck von Modellen entspricht

- Pragmatisches Merkmal: Modelle dienen jeweils einem bestimmten Zweck, der ihre Form determinert und sie zeitlich begrenzt. Aufgrund der schnellen Veränderungen sind Prozessmodelle in Unternehmen schnell überholt.

Die genannten Merkmale bestimmmen die genaue Ausgestaltung von Prozessmodellen, welche stets vor dem Hintergrund des Einsatzszweckes geprüft werden müssen. Es gibt daher keine allgemeingültige, ideale Ausgestaltung von Prozessmodellen.

Nutzen von Prozessmodellen

Die Verwendungszwecke von Prozessmodellen können in die der Anwendungssystemgestaltung sowie der Organisationsgestaltung untergliedert werden. Abbildung 1 zeigt einen Überblick über die verschiedenen Verwendungszwecke von Prozessmodellen.

Abbildung 1: Verwendungszwecke von Prozessmodellen

Die Auswahl einer geeigneten Software für das Unternehmen stellt einen primären Verwendungszweck von Prozessmodellen dar. Anbietern von sogenannten ERP Systemen (Enterprise Ressource Planning)bieten Lösungen zur Unterstützung von Kern- und Supportprozesse einer Unternehmung an. Anbieter von ERP Software sind beispielsweise ORACLE oder SAP. Eine Anpassung an das Unternehmen erfolgt häufig in Form von Referenzprozessmodellen. Dies erlaubt die Auswahl einer passenden Software unter Abgleich der unternehmenseigenen Prozessmodelle mit den softwarespezifischen Referenzprozessmodellen. je höher die Übereinstimmung der Prozessmodelle (Referenzprozessmodell und unternehmensspezifisches Prozessmodell) desto besser ist die jeweilige Software für das Unternehmen geeignet.

Die operative Umsetzung von Strategischen Zielen der Unternehmen erfolgt im Rahmen des Workflowmanagements unter Einsatz von IT-gestützter Werkzeuge und Methoden zur Analyse, Planung, Simulation, Steuerung und Überwachung von Arbeitsabläufen. Diese Workflowmodelle basieren auf auf Prozessmodellen und dienen der Simulation von Verbesserungsmaßnahmen auf die Unternehmung ohne die reale Systemlandschaft ändern zu müssen. Dies birgt enomre Einsparpotentiale aufgrund der geringeren Komplexität und entspricht dem Ziel der Vereinfachung von Modellen. Anhand von Simulationen werden vorrangig Schwachstellen in Abhängigkeit auf unterschiedlche Szenarien getestet werden. Beispielsweise kan die Veränderung der Durchlaufzeiten in Abhängigkeit einer Maßnahme wie der Einführung einer neuen Software untersucht werden.

Die Organisationsgestaltung beinhaltet die Organisationsdokumentation, prozessorientierte Organisationsverbesserung, Zertifizierung des Qualitätsmanagement, Wissensmanagement, Prozesskostenrechnung und Prozessbenchmarking. Die Organisationsdokumentation dient zentral der Erhöhung von Transparenz in den Unternehmen,was Grundlage für eine Steigerung der Effizienz bei der Kommunikation und bei den Mitarbeiterschulungen bzw. -einarbeitungen.

Die Identifizierung von Schwachstellen wird durch die prozessorientierten Organisationsverbesserung unterstützt. Der Abgleich von Ist-, Soll- sowie von Referenzmodellen, dient einer nachhaltigen Steuerung von Prozessen. Eine Zertifizierung nach ISO-Norm DIN ISO 9000ff bestätigt eine stringente Dokumentation der Prozesse anhand von Prozessmodellen und einer durchgehenden Modellierungssprache.

Das Wissensmanagement sorgt für eine Transparenz über die Unternehmensressource Wissen. Basierend hierauf kann das Identifizieren, Akquirierens, Nutzens, Weiterentwickelns und Verteilens von Wissen verbessert werden. Dies stellt in den immmer komplexer werdenenden Unternehmen eine zentralen Erfolgsfaktor dar. Bei der Prozesskostenrechnung dienen Prozessmodelle als Grundlage für die Allokation der Kosten insbesondere in Gemeinkostenbereichen. Hiebei werden die komplexe Prozessabläufe in möglichst einfach strukturierte Prozesse überführt, welche sich in Geschäfts-, Haupt- und Teilprozesse untergleidern. Die Allokation der Prozesskosten erfolgt über Kostentreiber. Auf diese Weise kann eine Verursachungsgerechte Verteilung der Kosten erfolgen. Im Rahmend er Zuschlagskalkulation werden die Kosten hingegen nach dem Tragfähigkeitsprinzip allokiert, was zu falschen Ergebnissen in der Produktpolitik führen kann. Auch im Falle des Prozessbenchmarking dienen Prozessmodelle der Schaffung von Transparenz bilden damit die Grundlage für die lesitungssteigerung der Prozesse. Das Prozessmodell dient der einhaitlichen Grundlage für die Erhebung der Kennzahlen bei den Benchmark Partnern. Ohne eine einheitliche Grundlage wäre die Vergleichbarkeit der Werte nicht gegeben und eine fundierte Datenerhebung über mehrere organisationellen Einheiten nicht möglich.

Arten von Prozessmodellen und Methoden der Prozessmodellierung

Grundsätzlich können Prozessmodelle in Ist- und Soll-Modelle unterteilt werden. Bei einem Ist-Modell handelt es sich um eine vereinfachte Darstellung der gegenwärtigen Strukturen und Prozesse. Sie werden eingesetzt, um den Reorganisationsgegenstand zu konkretisieren, Schwachstellen und Schnittstellen zu visualisieren sowie eine wertmäßige Prozessbetrachtung durchführen zu können. Es handelt sich folglich um ein Beschreibungsmodell. Ein Soll-Modell hingegen stellt den gewünschten kurz- bis mittelfristigen zukünftigen Zustand dar. Den Unterschied zwischen Ist-Modellen und Soll-Modellen kennzeichnet der Handlungsbedarf der Verantwortlichen.

Ein Referenzmodell ist ein spezielles Soll-Modell mit Empfehlungscharakter, welches nach den „Best Practices“ der jeweiligen Branche bzw. den jeweiligen Unternehmensfunktionen zusammengetragen wird. Die Anwendung von Referenzmodellen liegt in der Analyse und Verbesserung einer bestehenden Situation, wobei das Ist-Modell mit dem Referenzmodell abgeglichen wird. Zum können Referenzmodelle genutzt werden, um ausgehend von einem State-of-the-Art zu einer Beschreibung des eigenen Prozessmodells zu gelangen und sie eignen sich um eine transparente Basis im Rahmen eines Prozessbenchmarking zu schaffen. Mittlerweile ist eine Anzahl unterschiedlicher Referenzprozessmodellen in der Praxis vorzufinden. Überwiegend sind es branchenspezifische oder funktionsspezifische Modelle, wie z.B. das von der Supply Chain Council (SCC) im Jahre 1996 entwickelte Supply Chain Operation Reference-Modell (SCOR), zum Informationsaustausch zwischen Unternehmen in einer Supply Chain. Im IT-Bereich ist das Information Technology Infrastructure Library (ITIL) ein weit verbreitetes Referenzprozessmodell, welches IT-Prozesse abbildet. Da das SCOR-Modell bereits einen sehr hohen Bekanntheitsgrad erlangt hat, wird es nachfolgend in Kürze vorgestellt.

Das SCOR-Modell wurde mit dem Ziel der Beschreibung aller unternehmensinternen und unternehmensübergreifenden Prozesse, die mit der Erfüllung der Endkundennachfrage auf Basis des Supply Chain Managements in Zusammenhang stehen entwickelt. Das SCOR-Modell basiert auf den fünf wesentlichen Supply-Chain-Management-Prozessen (Planung, Beschaffung, Herstellung, Lieferung und Rückgabe) und verknüpft sie mit bekannten Konzepten wie Business Process Reengineering (BPR), Benchmarking und Best-Practice-Analyse. Abbildung 2 zeigt den Grundaufbau und die vier Ebenen des SCOR-Modells.

Abb.2: Die Hierarchieebenen des SCOR Modells

Hauptziel des SCOR-Modells ist die Erleichterung der Zusammenarbeit von Unternehmen in einer Supply Chain. Dabei sind die drei oberen Ebenen (Top-Level-Prozesse, Prozesskategorien und Prozesselemente) näher spezifiziert und die vierte Ebene (Detaillieren der Prozessebene) ist unternehmensspezifisch zu gestalten. Um die Leistungsmessung der einzelnen Prozesse einheitlich zu gestalten, hält das SCOR-Modell vordefinierte In- und Outputfaktoren, Leistungskennzahlen sowie Best-Practices bereit.

Zur Sicherstellung der Qualität von Modellen und zur Reduktion von subjektiven Elementen wurden in Anlehnung an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung die Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung entwickelt. Zur Modellierung von Prozessen gibt es eine Vielzahl an Methoden. Diese lassen sich in Skriptsprachen und Diagrammsprachen unterteilen. Skriptsprachen erlauben die Beschreibung von Prozessmodellen mit einer an Programmiersprachen angelehnten Notation. Die Anschaulichkeit des Modells ist jedoch aufgrund des durch diese Methode bedingten hohen Detaillierungsgrades gering. Beispiele für häufig genutzte Diagrammsprachen in Deutschland sind Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) sowie die Business Process Model and Notation (BPMN, siehe auch das BPMN-Poster als Referenz).

Modellierungswerkzeuge stellen eine Hilfe bei der Erstellung und Verwaltung von Prozessmodellen dar. Die Verwendung der Modellierungssoftware hat neben der beschleunigten Modellerstellung den Vorteil der verbesserten Übersichtlichkeit und Qualität der Modelle. Änderungen können schnell eingearbeitet werden. Durch Schnittstellen zu Softwaresystemen oder Prozesskostenrechnungssystemen kann die Integrität der bei der IT-technischen Umsetzung erhöht werden. Der Einsatz von Modellierungswerkzeugen bei der Erstellung von Prozessmodellen findet in der Praxis eine weite Verbreitung.

Quellen

Gaitanides, M. (2007), Prozessorganisation: Entwicklung, Ansätze und Programme des Managements von Geschäftsprozessen, 2. Aufl., München 2007

Mertins, K., Jochem, R., König W., (Hrsg., 1995), Unternehmensmodellierung - Basis für Reengineering und Optimierung von Geschäftsprozessen, Heidelberg 1995

Schütte, R. (1998), Grundsätze ordnungsmäßiger Referenzmodellierung: Konstruktion konfigurations- und anpassungsorientierter Modelle, Münster 1998

Supply-Chain-Council (2008), SCOR Overview Booklet, Auf der Seite der Supply-Chain-Council, www.supply-chain.org/galleries/public-gallery/SCOR%209.0%20Overview%20Booklet.pdf, Zugriff am 13.03.2009

Autoren

Prof. Dr. Klaus Möller Dr. Tobias Flinspach

Kontaktadresse: Klaus.Moeller@unisg.ch

Homepage: [1] - www.aca.unisg.ch[