Prozess

Prozess – Begriff und Definition

Der Begriff „Prozess“ (lat. Vorgang, Verlauf) wird hier im betriebswirtschaftlichen Sinne definiert. Damit werden die Begriffe Prozess und Geschäftsprozess synonym verwendet.

Allgemein wird unter einem Prozess eine definierte Kette von Aktivitäten verstanden, die zu einem gewünschten Ergebnis führt bzw. führen soll. Anders herum sind improvisierte Aktivitäten, die ad hoc, einmalig und ohne festgelegte Verantwortlichkeiten ablaufen, nur in einem sehr weiten Verständnis als Prozess zu sehen und keine Prozesse im Sinne dieser Definition. Ein Prozess ist Gegenstand des Prozessmanagement und erfordert damit ein Prozesscontrolling. Prozesse können mit Prozesskennzahlen gemessen werden. Diese sind Kern der Prozessplanung, der Prozesskostenrechnung und des Prozessreporting. Die Prozessoptimierung ist ein Set von Maßnahmen zur zielorientierten Gestaltung von Prozessen.

Inhalt

Abgrenzung

Bestandteile eines Prozesses

Prozessebenen

Prozessmodell

Prozesse als Steuerungsobjekt

Abgrenzung

Technische Prozesse werden verstanden als Umsetzung eines definierten Inputs in einen definierten Output. Dies lässt sich grundsätzlich auch auf die betriebswirtschaftlichen Prozesse übertragen. In der technischen Definition ist der Weg vom Input zum Output definitionsgemäß eine „black box“, d.h., dass die genaue Vorgehensweise der Umsetzung nicht beschrieben sein muss. Sicherlich muss dies in der Praxis in den meisten Fällen gegeben sein, da sonst der definierte Output nicht erreicht werden könnte. In der betriebswirtschaftlichen Prozessdefinition liegt der Schwerpunkt auf dem Vorgehen des Erreichens des Outputs. Die Festlegung der einzelnen Prozessschritte mit klaren Verantwortlichkeiten ist zwingender Bestandteil des Geschäftsprozesses.

Bestandteile eines Prozesses

Ein betrieblicher Prozess erhält seine Existenzberechtigung dadurch, dass es einen (internen oder externen) Kunden gibt, der das Prozessergebnis, den Output, abnimmt und dafür bereits ist, Geld zu bezahlen. Dieser Kunde definiert damit die Anforderungen an den Output (Kundenanforderungen). Die diesen Output erzeugenden Vorgänge/Arbeitsschritte sind in der betriebswirtschaftlichen Definition der Prozess. Der Beginn des Prozesses ist ein klar definierter Auslöser (englisch Trigger); jedes Mal, wenn dieses Ereignis eintritt, startet der Prozess. Bestandteile des Prozesses sind daher:

- Auslöser / Trigger,

- Input (ggf. auch als Output eines Vorgängerprozesses)

- Leistung (die eigentlichen Prozessschritte) und

- Output.

Der Output in der definierten/geforderten Qualität stellt das Prozessziel dar, welches durch jeden Durchlauf erreicht werden soll. Die Erreichung dieses Prozesszieles wird durch klare Kenngrößen gemessen. Die Information über die Zielerreichung zeigt evtl. Handlungsbedarf zur Veränderung des Prozesses an.

Die beschriebenen Elemente des Prozesses lassen sich auf verschiedenen Ebenen darstellen:

- Kundenebene

- Inhalts- oder Leistungsebene und

- Managementebene.

Prozessebenen

Ein Prozess lässt sich in verschiedenen Detaillierungsebenen betrachten. Die detaillierteste Ebene ist Prozessschritt bzw. eine konkrete Aktivität. Diese Prozessschritte lassen sich zusammenfassen zu Teilprozessen oder Subprozessen in mehreren Aggregationsebenen, je nach Bedarf des Unternehmens. Eine Zusammenfassung erfolgt zum Prozess und zum Hauptprozess (Ebene des Prozessmodells). Letztlich ist das gesamte Prozessmodell des Unternehmens in eine Wertschöpfungskette eingebunden und zeigt damit vor- und nachgelagerte Prozessmodelle anderer Unternehmen an.

Prozessmodell

Ein (betrieblicher) Prozess ist Teil eines Prozessmodells. Das Prozessmodell beschreibt vollständig und redundanzfrei alle im Unternehmen definierten Prozesse. Dabei werden die Prozesse in Prozesstypen unterteilt und gruppiert. In der häufigsten Gruppierung werden unterschieden

- Managementprozesse

Steuern das Gesamtunternehmen

Legen generelle Richtlinien fest

Koordinieren zwischen den Hauptprozessen

- Kern- oder Leistungsprozesse

Erbringen externe Kunden-/Marktleistungen

Operativ (i.W. Auftragsabwicklung)

Strategisch (i.W. Produktentwicklung)

Erzielen damit (direkt oder indirekt) Umsatz

und Liquidität

- Unterstützungsprozesse

Schaffen erforderliche Rahmenbedingungen

(IT, Personal, ...)

Erfüllen gesetzlicher Auflagen (Rechnungswesen, ...)

Die konkrete Prozessgliederung muss unternehmensspezifisch festgelegt werden; eine allgemeingültige Prozessstruktur kann es nicht geben.

Prozesse als Steuerungsobjekte

Prozesse sind die Werte schaffenden Objekte in Unternehmen. Die heute vorherrschenden Managementobjekte sind Organisationseinheiten, also Elemente der Aufbauorganisation. Dem entsprechend gibt es Abteilungsleiter, Bereichsleiter, etc. Diese Struktureinheiten wiederum schaffen selbst keinerlei Werte, sondern helfen bei der Beherrschung der organisatorischen Komplexität. Wenn Prozesse die Leistungen erbringen und Werte schaffen, müssen diese durch Manager gesteuert werden. Dies geschieht heute implizit durch die Bereichsmanager. Zunehmend erhalten die Prozesse in Unternehmen eine dominierende Bedeutung und entwickeln sich zu den primären Managementobjekten. Dies erfordert dann auch ein prozessorientiertes Controlling mit den wesentlichen Instrumenten

- Prozesskennzahlen

- Prozessplanung

- Prozesskostenrechnung

- Prozessreporting

- Prozessverbesserung/-optimierung

Literatur

Gaitanidis, M., Prozeßmanagement, München; 1994

Gaddatsch, A., Grundkurs Geschäftsprozess-Management, 2005

Knuppertz, T. Prozessmanagement für Dummies, 2009

Nordsieck, F., Die schaubildliche Erfassung und Untersuchung der Betriebsorganisation, 1932

Schmelzer H.-J./Sesselmann, W., Geschäftsprozessmanagement in der Praxis, 6. Aufl., 2007

Ersteinstellender Autor

Frank Ahlrichs