Moderation

Zusammenfassung

Erkennen passiert im Kopf. Kommt vom Denken. Braucht auch Wissen. Das reicht aber nicht aus. Dazu ist Kommunikation nötig. Gerade der Controller muss dem Management strukturierte Transparenz als Service bieten. Die für sich allein bleibt leer. Wenn da Leben rein soll im Sinn von Zielsetzung, Planung und Steuerung und ein Sich-Identifizieren durch die zuständigen Managers, bedarf es der Kommunikation des Miteinander-Machens.

Dazu gehören Verhaltensregeln. Nicht dass Kommunikation darin besteht, eine win and lose Situation herbeizuführen. Das passiert, wenn man sich in der Diskussion gegenübersitzt. Dann geht es oft wie beim Tennismatch. Der eine schlägt das Argument rüber, der andere haut zurück – mal schauen, wo der Ball runterfällt; der andere muss eben wegstecken, dass ihm jetzt nichts mehr Passendes dagegen einfällt. Jener hat dann verloren. Wie also Thema-Zentriertheit erzeugen statt Ressort-Orientierung oder Chef-Zentriertheit? Dazu gehören die Spielregeln der Moderation, mit denen zu erreichen ist, dass sich Win-win-Lösungen entwickeln (beide gewinnen; das zu lösende Problem gewinnt). Dazu 10 Verhaltensgebote.

Weg vom Platz (1)

Moderationsfunktion holt sich, wem es anlassorientiert gelingt, vom Platz am Konferenztisch wegzukommen. Bleibt man am Platz, ist man pro domo – für sein Ressort und wirkt oft gegen die anderen. Ist man weg vom Platz, dient man dem Thema, holt alle ins Bild, begleitet das Team. Aber einfach weglaufen und um den Tisch herumtigern, das geht nicht. Es muss für alle klar einsehbar sein, dass jemand vom Platz weggeht. Weil z.B. da ein Flipchart steht, auf dem eine Struktur drauf ist, in die was hineinzufüllen wäre. Oder eine Pinwand, in der eine halbfertige Vorbereitung erläutert wird, die sich vollends im Team komplettieren soll. Dann muss man weg vom Platz und erreicht, dass die Blicke aller Beteiligten zum Thema hingeführt sind.

Raus aus dem Gegenüber (2)

Möbel-Arrangements sind oft auf gegenüber programmiert – Konferenztische, hufeisenartige Sitzordnungen, vor dem Schreibtisch, hinter dem Schreibtisch ... Wird man dann aufgefordert zum „Sagen Sie mal, erklären Sie mal ...“, kommt man immer in so eine Examens-Situation, in der man sich ausgefragt bis ausgezogen fühlt. Also raus aus dem Gegenüber; besser neben jemanden .. Raus aus dem Hufeisen, daneben hinstellen und die Blicke zum Thema lenken, das entweder auf Pinwand oder Flipchart oder auf der Leinwand ist, Folie oder Computer-Bildschirm vergrößert. Dann kann man das Thema fragen, statt die einzelnen Menschen.

Begleitend und „öffentlich“ schreiben (3)

Wenn man Protokoll führt in einem Notizblock, den man am Tisch oder auf den Knien hat, kann man keinen leitenden Beitrag bringen in einem Gespräch. Dann ist man dokumentierend tätig – gewissenhaft, sorgfältig. Aber zur Team-Moderation ist so nichts beizutragen. Also muss man schreiben so, dass jeder sieht, dass z.B. ein offener Punkt auf diese Weise geschrieben und behütet ist. Jemand formuliert verbal – wie darf ich dieses Argument aufschreiben, damit wir es nicht aus dem Auge verlieren ... Und man lenkt die Blicke der Beteiligten hin zum Thema, das auf einem für alle sichtbaren Protokollblatt im Sinn von Flipchart oder auch im Bildschirm zu erkennen ist. Die Frage in Demut eingebracht, „was darf ich schreiben“, wirkt auffordernd zum sich Festlegen.

Eine Struktur anbieten, in die was hereinkommt (4)

Will man neben jemanden gelangen, so geht es nicht, wenn man entweder ein leeres Blatt hat oder ein schon vollständig ausgefülltes Papier. Das kann man auch hinüberreichen. Es müsste etwas sein, das Erklärungsbedarf auslöst und in das etwas hineinzuschreiben ist. Also eine Art so-da-Papier. Es ist noch so da und bedarf eben des Reinschreibens. Dann ist es fast natürlich, dass man es nebeneinander entwickelt und begleitend protokolliert, was sich als Folge z.B. eines Plan-Ist-Vergleichs – also als Folge von Abweichungen – als Handlungsbedarf ergibt und wer diese Maßnahmen auch unmittelbar sich selber zur eigenen Sache machen kann.

Wenn jemand entgegenkommt, ein paar Schritte mitlaufen (5)

Begegnet man als Controller z.B. einer Respektspersönlichkeit, die in einem Korridor auf einen zukommt, dann dürfte es nicht gut möglich sein, diesen Menschen auf dem Weg, wo er hin will, zu stoppen – um eine Botschaft weiterzugeben. Aber man könnte – simultan mit Guten-Morgen-Gruss – ein paar Schritte mitlaufen und müsste dann ein Thema haben, das man der eiligen Persönlichkeit „vor Augen halten“ kann. Also müsste man als Controller – analog aber auch als Mitarbeiter seinem Chef gegenüber – immer irgendwas dabei haben mit einer passenden Frage, die gerade fällig ist und die müsste aufgeschrieben sein: Auf einen Block, in einer Moderationskarte ...; - um es dann schnell herausziehen zu können.

Moderation ist wie Fliegen – Start und Landung „angeschnallt“ (6)

Das Rennen geht oft am Anfang verloren. Deswegen ist es wichtig, sich zu überlegen, was zum Start kommt. Idealerweise eine Agenda mit den Tagesordnungspunkten. Sie ist ein guter Einstieg, um der Sitzung seinen Stempel aufzudrücken und zunächst einmal Einvernehmen herzustellen, was überhaupt wie besprochen werden soll. Auch zwischendurch kann sie Struktur erzeugen: „Sind wir noch bei diesem oder schon bei jenem Punkt?“. Den Abschluss einer Sitzung bildet das Protokoll (siehe Punkt 3.), das nochmals gemeinsam durchgegangen wird. Dafür sollte man im Vorfeld entsprechend Zeit einplanen!

Als Service-Anbieter „auftreten“ (7)

Dies kann man wörtlich nehmen. Wer auftreten will, kann das nicht im Sitzen tun. Wer in Konferenzen, in „Sitzungen“ etwas beitragen will, muss aufstehen. Sonst – die Sprache sagt das schon – „sitzt man auf“. Wer aufsitzt, bleibt hängen. Wer auftritt, hat seine Chance. Vor allem wenn man ein ungutes Bauchgefühl hat, wirkt Aufstehen wie ein Befreiungsschlag. Und zwar muss man es immer spontan machen in dem Moment, wo das Bauchgefühl da ist. Am besten natürlich ist, wie schon erwähnt, wenn dieses Aufstehen völlig funktional gesehen wird, weil man z.B. etwas auch aufschreiben will.

Lösungsvorschläge bringen (8)

Hausbesuche gehören zum Repertoire des Controllers. Oft ist es doppelte Selbstüberwindung. Einmal soll man irgendwo hingehen, wo andere schon sind. Man wird vielleicht gefragt, „was wollen Sie hier“. Und dann kommt die Überwindung auch in der Form, dass man weg muss von seinem geliebten PC. Aber weg vom Bildschirm, hin zu den Leuten. Wer einen Besuch macht, muss aber anstandshalber etwas mitbringen – nicht gerade einen Blumenstrauss oder ein Schokoladepäckchen, aber eine passende Idee, eine die dargestellte Abweichung bereinigende Lösung. „Mitbringen“ können, heißt aber auch wieder, dass es aufgeschrieben sein muss. Wenn man nur Sprechblasen mitbringt, wird es nicht ganz ausreichen.

Begleitend protokollieren im Personal Computer (9)

Gerade das Formular könnte auch im Bildschirm sein. Dann wäre es an den Stellen, die nicht gefüllt sind, ein „so-da-Menü“; da muss was reingetippt werden. Der kommunikationspsychologische Effekt des Computers besteht darin, dass man gezwungen ist, nebeneinander zu arbeiten. Dabei empfiehlt es sich, nicht zu vergrößern oder auf die Leinwand irgendwie zu projizieren. Das erzeugt nur den Kino-Effekt. Man muss es im (kleineren) Bildschirm machen. Also nicht „mach’s größer“, sondern „komm näher“. Auch wenn es mehrere Personen sind, ist es machbar, an den Bildschirm herangesaugt zu werden. Dann entsteht deutlicher themazentrierte Interaktion; das nahe Dransein erzeugt mehr Behilflichkeit im Team untereinander. Dabei ist es empfehlenswert, nicht mit der Maus zu arbeiten, sondern nur mit der Tastatur. Die Maus zwingt, zu genau hinzuschauen in den Bildschirm. Der begleitend protokollierende Controller muss sich aber in den Gesichtern der Beteiligten fühlen und in deren Stimmung.

First in, last out im Konferenzraum (10)

All business is local. Märkte sind Marktplätze. Das gilt auch für Besprechungen, Sitzungen, Konferenzen. Um den Raum beherrschbar zu machen, muss man zuerst drin sein. Wer zuerst drin ist, begrüßt die anderen, die kommen. Es fällt dem, der zuerst da ist, fast von selber eine Veranstalterrolle zu. Abgesehen davon, dass man vieles vorbereiten kann mit der Sitzstruktur, mit den Gerätschaften. Und Räume sprechen auch, wenn die Plätze noch nicht besetzt sind. Man kann sich mehr auf die Stimmung einstellen derer, die da kommen werden. Dann ist man auch nicht allein der Sache nach vorbereitet, sondern auch eingestellt auf die beteiligten Menschen. Und je nach Größe des Unternehmens wäre es auch ratsam, sich die Namen vorher einzuprägen.

Keine Rückspiegelfragen (11)

Frustration erzeugt, wer nach rückwärts fragt. „Warum haben Sie nicht schon früher dies gemacht“ ...“Hätten Sie das nicht vorher schon abstimmen können“ ... „Wie war’s denn in der sowieso-Konferenz“ ... „Warum ist diese Abweichung entstanden“ ... „Wieso sind Ihre Kosten höher als geplant“ ... „Warum haben Sie schon wieder nicht so viel verkauft, wie es doch vorgesehen ist“ ... All diese Fragen erzeugen ein Klima, in dem die jeweils anderen den Eindruck haben, sich rechtfertigen zu müssen. Diese Rechtfertigungen ärgern dann eher. Und der Fragende reagiert falsch, in dem er noch intensiver nach dem „Warum“ fragt.

Die Lösung sind die „Wie geht es weiter“-Fragen. Aber man braucht einen Schrittmacher, um da hineingeführt zu sein. Dieser ist das Formular Vier Fenster, gesprächsbegleitend angewendet in Flipchart, Pinwand oder Personal Computer. Dann kann man die Wie geht es weiter -Fragen einfach dadurch bringen, dass man fragt, was darf ich da hineinschreiben/hineintippen. Und dies müsste das Feld sein der Vorschauzahlen, der Erwartungsrechnung, des reste à faire, des cost to complete und dies gesockelt durch Maßnahmen im Sinn des activity based forecast.

Dieses Frageverhalten gilt auch im privaten Bereich. Kinder zu fragen, wie es heute in der Schule gewesen sei, erzeugt nie eine klare Antwort. Die richtige Frage müsste heißen, „Gehst Du morgen wieder hin?“

Quelle

Controller Handbuch, 6. Auflage neu geschrieben, Verlag für ControllingWissen AG, Offenburg, 2008

Ersteinstellende Autoren

Albrecht Deyhle, Controller Akademie

Gerhard Radinger, Controller Akademie